Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland: Koersvast in een complexe verandering

Als teamleider Onderhoud & Techniek is Herman Meijer direct verantwoordelijk voor het samenvoegen van al het materieelbeheer en onderhoud van de veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland. Een complex proces, waarin zorgvuldig stappen zetten belangrijk was. “Als brandweerman ben je geneigd direct van A naar C te gaan. Advante hielp ons van A naar B naar C te gaan, waardoor het resultaat uiteindelijk beter is.”

Meijers collega Frank Kuntz was als hoofd incidentbestrijding en plaatsvervangend commandant nauw betrokken bij het inrichten van de afdeling Onderhoud & techniek. Hij heeft de dagelijkse leiding over de 120 beroepskrachten en 500 vrijwilligers van de regionale brandweerorganisatie, waaronder ook Meijers team valt. “We komen vanuit de situatie van voor 1 januari 2014. Vanuit 27 brandweerposten vond de lokale brandweerzorg plaats, maar werd ook het materieelbeheer en onderhoud gedaan. Het was onze opdracht dat om te vormen naar één regionale, centraal georganiseerde afdeling. Dat betekende dat alle werkprocessen herzien en opnieuw ingericht moesten worden.”

Een complexe klus, die voor een brandweerorganisatie extra uitdagend is, vertelt Kuntz. “De operationaliteit moet altijd gewaarborgd blijven. De afdeling Onderhoud & techniek is cruciaal voor de paraatheid en continuïteit van de organisatie. We wisten dus wat ons te doen stond en hebben Advante gevraagd dat proces te begeleiden.”

Verandering
“Efficiency, daar ging het natuurlijk om”, legt Meijer uit. “Maar in zo’n grote omslag, waarin je alle processen opnieuw vastlegt, moet je goed opletten dat je geen paarse krokodillen binnenhaalt. Voor je het weet, verzand je in onnodige bureaucratie. Of mensen erváren de nieuwe procedures als bureaucratie, met onbegrip en weerstand tot gevolg. Als je bedenkt dat we van zeven naar twee werkplaatsen zijn gegaan en dat lokale posten ook nog als werkplaats functioneerden, kun je je voorstellen hoe groot de verandering was voor veel mensen.”

Paarse krokodil
Dat mensen tóch een paarse krokodil ervoeren, was niet te voorkomen. “Als ze onderdelen nodig hadden, moesten ze daar nu ineens een melding van maken. Logisch dat je daar aan moet wennen. Zo’n omslag vraagt tijd en tact.”
Veel uitleg en mensen begeleiden bij het vinden van hun plek zijn belangrijke interventies, benadrukt Meijer. “Als management moet je je niet te groot opstellen, maar je oor te luisteren leggen en in contact blijven met je interne klanten. We doen uiteindelijk allemaal ons best om het fantastisch te laten worden. We stelden daarom steeds de vraag aan onze mensen: vind je dat de verandering goed gefaciliteerd wordt door ons?”

Spiegel
Al stuur je als manager de verandering aan, je bent er ook onderdeel van, is de ervaring van Meijer en Kuntz. “Daarom zijn de adviseurs van Advante belangrijk voor ons. Natuurlijk hebben die ons geholpen bij de veranderkundige opgaven van onze uitdaging. De verdeling in domeinen, de inrichting van de processen en het onderliggende systeem. Maar zij hadden voor ons ook de rol van luis in de pels. Soms kregen we de spiegel voorgehouden, ook als manager. Omdat je zelf uit de organisatie komt, denk je al gauw dat je het wel weet. Dan kan het goed zijn als iemand je confronteert. Of met de frisse blik van de buitenstaander andere ideeën aandraagt.”

Koersvast
Dé grote verandering is de overstap naar één materieelbeheersysteem. “Het is de onderlegger van het hele proces, waar we dan ook het langst mee bezig zijn geweest.” Inmiddels nadert het project zijn voltooiing.
Volgens Meijer en Kuntz is Advante de motor van de verandering geweest. “Het project is nu binnen afzienbare tijd gerealiseerd. Als we het op eigen houtje hadden gedaan, waren we misschien wel zes jaar bezig geweest, met veel trial and error. Advante zorgde dat we koersvast bleven en dat iedereen aangehaakt bleef. Daarnaast brengt Advante veel expertise en ervaring mee vanuit vergelijkbare projecten.”

Van A naar C
Het project werd gerealiseerd terwijl “de trein is blijven rijden”.
“De operationele organisatie heeft er niet onder geleden, omdat het proces zorgvuldig werd uitgevoerd. Als brandweermensen hebben we nogal de neiging om van A naar C te gaan. Gelijk doen. Soms is eerst denken beter, zeker met dit soort complexe processen. Dankzij Advante gingen we van A eerst naar B. Met als resultaat een slim ingerichte afdeling Onderhoud & Techniek, waar mensen met plezier werken.”