Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek: Winst voor de integrale organisatie

Sinds enkele jaren is visitatie een begrip voor veiligheidsregio’s (VR’s). Voor VR Gooi en Vechtstreek is het echter meer dan dat. “Alleen al de route er naar toe is de moeite waard. Mede door Advante zijn we ons gaan realiseren dat visitatie de integrale organisatie van de veiligheidsregio ten goede komt.”

Geografisch gezien is VR Gooi en Vechtstreek klein. Het maakt de uitdagingen in het gebied er niet minder om. “Integendeel”, benadrukt René Stumpel. Als regiodirecteur Publieke Gezondheid is hij dagelijks nauw betrokken bij het functioneren van de veiligheidsregio. “Juist als kleine regio is het een uitdaging om aan alle verantwoordelijkheden te blijven voldoen. Maar dat lukt ons, doordat we hier korte lijnen hebben en nauw met elkaar samenwerken, zowel binnen de regio als met omliggende regio’s.”

Op alles voorbereid
Hein Jan Plat, medewerker kwaliteit bij de brandweer in dezelfde regio, kan het beamen. In de pakweg 16 jaar dat hij zich met kwaliteit binnen de brandweerorganisatie bezighoudt, volgt hij het reilen en zeilen van de regionale hulpverlening op de voet. “Het is een compacte regio met relatief veel inwoners en een aantal kenmerkende risico’s zoals bijvoorbeeld snelwegen, bos en hei en de aanvliegroute van Schiphol. Ook al zijn we klein, we zijn toch op alles voorbereid.”

Visitatie
Toen ook in VR Gooi en Vechtstreek visitatie aan de orde kwam, was dat wat betreft Plat en Stumpel meer dan welkom. Stumpel: “Vanuit de geneeskundige kant was ik al bekend met een lange traditie aan kwaliteitsmeting en –beleid. Ik weet hoe belangrijk een betrouwbare en gestandaardiseerde manier van werken is, zeker als je met meerdere partijen samenwerkt.”
Voor de brandweerorganisatie was kwaliteitsmeting minder bekend, weet Plat, maar hij was vanuit zijn functie direct overtuigd van de meerwaarde van een gestandaardiseerde manier om de organisatie en ontwikkeling van de veiligheidsregio in kaart te brengen. “Alleen al de route naar de visitatie geeft mooie resultaten. De verschillende kolommen binnen de veiligheidsregio gaan door het proces overstijgend denken en samenwerken. Kwaliteitsmanagement vond voorheen op kolomniveau plaats. In de projectgroep voor de visitatie komen al die kolommen bij elkaar om samen het kwaliteitsmanagement óver de groepen heen op te zetten. Dat is echt winst.”

Steunpilaar
Een visitatietraject is omvangrijk en complex. “Goed procesmanagement is belangrijk. Daarom besloten we de hulp van Advante in te roepen. We kenden Advante al een aantal jaren via de brandweer, waar zij ons ondersteunden bij het kwaliteitsbeleid, dus we wisten dat we een ervaren en competente partij in huis haalden. Door Advante realiseerden we ons ook hoe belangrijk de vormgeving van zo’n proces is. Wie wat in welke volgorde doet, is van cruciaal belang. Advante is goed in het vormgeven én bewaken van het proces.”

Verder kijken
“De adviseur van Advante was een steunpilaar ”, constateert Stumpel tevreden. “Alles wat we nodig hadden, bracht Advante mee. De frisse blik van de externe partij, ervaring in vergelijkbare processen en organisaties, mensen bij de les te houden zónder belerend over te komen en het vermogen met beide benen op de grond te blijven. De hands-on mentaliteit, gecombineerd met het heldere inzicht van de adviseur, maakte de samenwerking prettig en vruchtbaar.”

Borging
De kunst is om niet pas over vijf jaar, bij de volgende visitatie, de draad weer op te pakken, realiseren Plat en Stumpel zich. “De borging van het kwaliteitsmanagement is belangrijk. Daarom is het belangrijk breder en verder te kijken dan alleen de visitatie. Dat inzicht heeft Advante ons ook gegeven. Kijk breder dan het proces zelf. Visitatie is winst voor je integrale organisatie. Dat het kwaliteitsbewustzijn in de veiligheidregio aanzienlijk is toegenomen én de kolommen zo goed samenwerken, is er het mooiste bewijs van.

Inzichten van Advante
* Kijk breder dan het visitatieproces zelf, om er winst voor je integrale organisatie uit te halen.
* Het proces bewust vormgeven en managen is cruciaal voor een succesvol traject.