Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek: procesmanagement als primaire taak

“Het is weer duidelijk wie we zijn en wat onze taak is”

Om als veiligheidshuis succesvol te kunnen functioneren bij de ketenoverstijgende aanpak van complexe problematiek, is een duidelijke rol en helder taakprofiel onmisbaar. Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek schakelde daarom Advante in.

Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek ging in 2008 van start. “In het begin werkten we nog kleinschalig”, vertelt coördinator Monique Kollau. “Maar dat veranderde al snel. We groeiden in taakomvang en doelstelling. Zo kwam de nazorg voor ex-gedetineerden bijvoorbeeld onder onze verantwoordelijkheid te vallen. Daarnaast werden alle meldingen van huiselijk geweld via het veiligheidshuis gerouteerd.”

Niet helder
Het veiligheidshuis groeide in weinig tijd uit tot een belangrijke netwerkorganisatie in de regio. Maar die groei had ook een schaduwzijde, blikt Kollau terug. “Onze core business is de ketenoverstijgende aanpak van multiproblematiek, om de veiligheid voor de inwoners van de regio te waarborgen. Door onze gedrevenheid en de veelheid aan taken was onze rol niet meer helder. Het was niet meer duidelijk wie nu waar voor verantwoordelijk was.”

Herijking
Met de komst van een nieuwe teammanager bij de afdeling openbare orde en veiligheid belandde het veiligheidshuis hoog op de agenda. “Er waren zowel vanuit de partners als vanuit de bestuurlijke omgeving vragen over het profiel en het functioneren van het veiligheidshuis. Het was tijd voor een herijking van het veiligheidshuis, om ook in de toekomst goed en herkenbaar te kunnen functioneren.”

Toekomstbestendig
Kollau was nauw bij dat proces betrokken, eerst als procesmanager bij het Veiligheidshuis en sinds anderhalf jaar als coördinator. “De teammanager openbare orde en veiligheid had positieve ervaringen met Advante. Op zijn voordracht en na bestuurlijk akkoord hebben we daarom Advante gevraagd ons te begeleiden bij de ontwikkeling naar een toekomstbestendig veiligheidshuis, dat leidend is in haar rol en taakstelling en een herkenbaar gezicht heeft voor alle partners en bestuurders.”

Commitment
Kollau kijkt tevreden terug op de samenwerking met Advante. “De persoonlijke relatie speelde daar een belangrijke rol in. Wie  hier bij het Veiligheidshuis ook de naam Advante noemt, iedereen heeft er een persoonlijk beeld bij.  We werden altijd benaderd met groot respect, zonder verhevenheid of oordeel. Iedereen kreeg de tijd en ruimte om alles z’n plek te geven. Niet van bovenaf aanvliegen of opleggen, maar heel nadrukkelijk ervoor kiezen alle geledingen, waaronder de partners uit de keten, mee te nemen in het proces. Dat is overigens ook onze werkwijze, maar het is de specifieke kracht van Advante om dat op alle niveaus, van werkveld tot bestuurlijk, voor elkaar te krijgen.”

Taakprofiel
Daarnaast ziet Kollau het scheppen van helderheid als een kwaliteit die Advante meebracht in het project. “Onze primaire taak als Veiligheidshuis is procesmanagement. Casemanagement hoort bij de afzonderlijke partners thuis. Door de combinatie van gedrevenheid en urgentie dwaalden we regelmatig van onze taakstelling af. Advante stelde daarom steeds de vraag: ben je nu bezig met procesmanagement of met casemanagement? Dat hielp ons het taakprofiel weer scherp te maken.”

Persoonlijke ondersteuning
Hoewel Kollau brede en langdurige expertise in het werkveld van jeugdhulpverlening en justitie heeft opgedaan, kon Advante voor haar persoonlijk ook veel betekenen. “In mijn nieuwe rol als  coördinator had ik behoefte aan coaching bij de taken die nieuw voor me waren. Denk bijvoorbeeld aan het formuleren van resultaten, het bepalen van de nodige managementinformatie of het opzetten van ketengesprekken..”

Flow
Het proces heeft zijn vruchten afgeworpen, constateert Kollau tevreden. “Vanaf het begin eigenlijk. Er kwam direct een flow op gang. We zijn nu inderdaad een toekomstbestendig veiligheidshuis, met een herkenbaar profiel en een belangrijke adviserende schakel in onder andere het sociale domein. Dat hebben we naast de inzet van het gemotiveerde team ook te danken aan de bijdrage van Advante.”