Stichting Elisabeth: Van running the business naar changing the business

Het middelenbeheer van een zorgorganisatie met een breed serviceaanbod veranderen is een complex proces. Toch lukte het Stichting Elisabeth Breda, dankzij de samenwerking met Advante.

Stichting Elisabeth richt zich op ouderen in Breda en directe randgemeenten. Ingrid Boschman is er manager service en comfort. “Ons dienstenaanbod is breed, omdat we willen dat mensen in elke fase waarin ze zorg nodig hebben, die zorg ook daadwerkelijk kunnen krijgen.” Naast intramurale zorg kunnen cliënten bij Elisabeth ook terecht voor revalidatie, voor kort verblijf na bijvoorbeeld een ziekenhuisopname, voor respijtzorg en crisisopname. Daarnaast beschikt Elisabeth Breda over serviceflats waar ouderen zelfstandig kunnen wonen. De thuiszorgpoot van de stichting biedt zorg aan huis.

Complex project
De pakweg 1000 medewerkers van Stichting Elisabeth Breda hebben de zorg voor gemiddeld 650 cliënten. Zij maken dagelijks gebruik van tal van verpleegartikelen. “Alle middelen dienen aan drie basisvoorwaarden te voldoen. Ze moeten binnen handbereik zijn, schoon zijn en veilig zijn. Daar waren we onvoldoende mee in control. Als organisatie besloten we daarom ons middelenbeheer grondig te verbeteren.” Een complex project, dat de stichting aanvankelijk zelf wilde uitvoeren. “Maar in plaats van bezig te zijn met changing the business waren we vooral druk met running the business.”

Vraaggericht
Een relatie uit de inkoopcombinatie adviseerde om met Advante in zee te gaan, vanwege zijn goede ervaringen met de adviseurs van Advante. Doorpakken was belangrijk, dus Boschman besloot Advante uit te nodigen voor kennismaking. Die beviel wederzijds goed. Advante paste binnen de heldere kaders die Boschman en haar collega’s hadden geformuleerd. “We vonden het van groot belang dat de externe partij vraaggericht was, en niet aanbodgericht. Hoe wij het wilden hebben, stond centraal. We hadden een partij nodig die ons bij het proces naar het gewenste resultaat begeleidde.”

Gedegen projectplan
De eerste opdracht die Advante kreeg was het begeleiden van het aanbestedingstraject voor de selectie van een leverancier. Daarna stond het schrijven van een goed projectplan op de rol. “Het is essentieel dat het projectplan goed is ingericht. We hebben ervoor gekozen onze interne projectleider te laten ondersteunen door de externe projectleider van Advante.” Het bleek een goede keus te zijn. “Het projectplan zat bijzonder goed in elkaar. Zeer gedegen. Er was niets over het hoofd gezien, alle cijfers klopten. We konden daardoor als MT zeer snel tot besluitvorming over gaan. Het project kreeg groen licht.”

Meerwaarde
Ook bij de uitrol van het project werd Advante ingeschakeld. “Er komt veel bij kijken. Mensen meekrijgen, afspraken maken én handhaven, mensen informeren, depots inrichten, een portal opzetten, er zijn tal van aspecten die in zo’n proces aan de orde komen. We besloten ook daarbij gebruik te maken van het advies en de begeleiding van Advante.” De projectleider van Advante werd weer gekoppeld aan de interne projectleider van Stichting Elisabeth Breda. “De meerwaarde daarvan is dat de begeleiding van Advante onze projectleider steeds zelfstandiger maakte. Advante ging steeds meer naar de achtergrond, terwijl hij groeide in z’n rol en enorme ervaring op deed.”

Direct aanspreken
De verandering voor de interne organisatie was groot. “Voor sommige teammanagers veranderde er echt veel. Het was belangrijk dat zij de oude werkwijze loslieten en anders gingen denken. Daar heeft Advante een belangrijke rol in gespeeld.” Die was soms heel concreet. “Elke teammanager kreeg de opdracht het met zijn team te regelen. Als er weerstand was, ging Advante samen met ons het gesprek aan met de betreffende mensen. Dat direct aanspreken, luisteren naar de argumenten van de weerstand en feedback geven op gedrag leidde ertoe dat alle ‘neuzen’ weer dezelfde kant op stonden.”

Processtructuur
De duidelijke processtructuur die Advante aanbracht is van cruciaal belang, is de ervaring van Boschman. “Juist ook als het gaat om zaken als communicatie. Wat vertel je wanneer? Waarom maak je bepaalde keuzes en hoe vertel je dat? Als je mensen niet meekrijgt, is je plan gedoemd te mislukken. Dat lijkt misschien een open deur, maar als je middenin zo’n proces zit, merk je pas hoe complex het is.”

Changing
Het grootste deel van het project is inmiddels afgerond. “Het is nu tijd voor borging en evaluatie. De basisuitrusting is er op alle afdelingen. Het project kan vruchten gaan afwerpen. Inmiddels hebben we met Advante ook een vervolgstap voorbereid voor 2017. We zijn niet verzand in running the business en een project zonder einde, maar dankzij Advante is Stichting Elisabeth Breda bezig met changing the business.

Inzichten van Advante
* Een gedegen projectplan is de basis van snelle besluitvorming en een goede start.
* Een heldere en gedetailleerde processtructuur, waarin niet alleen het proces zelf, maar ook de communicatie van alle keuzes goed is vastgelegd, is een voorwaarde voor succesvol veranderen.