Advante helpt bij inrichting materieelbeheer Veiligheidsregio IJsselland

De centralisatie van het materieelbeheer van elf gemeenten naar één veiligheidsregio heeft nogal wat voeten in de aarde. Advante helpt mee om het materieel van 35 brandweerkazernes, werkkleding van 1100 brandweerlieden en 180 auto’s veilig en efficiënter in bedrijf te houden.

“Staar je niet blind op die stip op de horizon: die stip is een middel. Samen nadenken geeft ruimte om je organisatie creatief in te richten.”

“De verdeeldheid was groot,” lacht Gerrit Euverman, Procesmanager Beheer en Techniek, als hij terugkijkt naar de periode vóór de centralisatie van het materieelbeheer van de Veiligheidsregio IJsselland. Bij deze regionalisering van het beheer van het materieel spreekt hem vooral aan dat er geen sjabloon is opgelegd, maar door Advante wordt begeleidt naar een nieuwe wijze van werken. “Daardoor hebben we het met zijn allen zélf bedacht en gedaan. Dat voelt goed.”

Iedereen betrekken

Ruben Sinselmeijer, vakteamleider Beheer en Techniek beaamt dat: “We hadden natuurlijk onze ideeën over een regionale werkwijze, maar we zijn niet zo van de inhoudelijke technische vakkennis. Het kan natuurlijk zijn dat iets op papier goed lijkt te werken, maar in de praktijk niet goed uitpakt. Daarom is input van iedereen belangrijk. De eerste gesprekken met Advante hielden we daarom tijdens teamdagen.”

Door deze opzet wordt iedereen in de organisatie gedwongen mee te denken over het gehele proces en zijn eigen verantwoordelijkheid. Dat heeft waardevolle input gegeven voor de nieuwe opzet en de nieuwe samenwerking als team. Samen met Advante zijn duidelijke stippen op de horizon  gezet. Zo wil de veiligheidsregio naar vier servicecentra. Hierdoor is er altijd een servicecentrum in relatieve nabijheid van een van de 35 brandweerposten.

Efficiënter

De lijn is ingezet om het aantal ademluchtwerkplaatsen terug te brengen van dertien naar vier. Hierdoor is een eenduidige werkwijze beter geborgd, is er betere logistieke afstemming mogelijk, is de back-up voor personeel beter geregeld, kan efficiënter worden gewerkt én zijn er minder kosten.

Maar voordat dit soort optimalisaties kunnen worden gerealiseerd, moest er eerst richting worden gegeven aan een gezamenlijke werkwijze. Volgens organisatieadviseur Leontine van der Schans van Advante zijn er hele duidelijke richtingen bepaald zoals welke onderhoudsactiviteiten in eigen beheer zouden plaatsvinden en wat zou worden uitbesteed. Ook moesten de werkprocessen worden beschreven. “Wat voor invloed heeft een storingsmelding op de werkplanning? Maar ook de vraag hoe informatie in de systemen wordt opgenomen is aan de orde geweest. Wat leggen we vast en waarin?“

Kaders

Dat geldt ook voor de kaders waarbinnen gewerkt wordt. Wat doe je, maar vooral ook wat doe je niet? Eigenaarschap stond bijvoorbeeld nog niet specifiek genoeg in het organisatieplan. Het goed adresseren is niet alleen handig, maar volgens Euverman soms essentieel. Zoals bij de inkoop van materieel en keuringen. “Dankzij de schaalvergroting moesten we ineens veel meer gaan aanbesteden. Het is cruciaal om dat proces zuiver te doorlopen en helder te hebben wie waarvoor verantwoordelijk is.”

Meer betrokkenheid

De kadering en afbakening van verantwoordelijkheden heeft volgens Sinselmeijer nog meer voordelen. “Door duidelijk aan te geven waar de grenzen liggen, nemen medewerkers meer verantwoordelijkheid binnen die kaders.” Dat was in de hiërarchische cultuur van de brandweer daarvoor niet altijd vanzelfsprekend. Door dit traject zijn de collega’s volgens de vakteamleider bovendien een nog hechter team geworden. “Mensen hebben een bredere blik in het proces gekregen en voelen zich meer betrokken. Daarnaast schept samen nadenken ruimte om je organisatie creatief in te richten.”

Stippen op de horizon zijn volgens zowel Sinselmeijer als Euverman belangrijk om in beweging te komen en te blijven, maar je moet je er niet blind op staren. Sinselmeijer: “Je moet veranderingen in de organisatie tijdens het proces niet negeren. Binnen de kaders loopt het weggetje nooit in een rechte weg naar de stip. Leer te genieten van zo’n kronkelweg in de bergen. Dat zijn immers de leukste weggetjes en niet de snelweg naar Zuid-Frankrijk.”