Veiligheidsregio Hollands Midden: Goed voorbereid én veerkrachtig dankzij een sterke facilitaire organisatie

Bijna vijftig afzonderlijke korpsen omvormen tot één grote brandweerregio, die goed voorbereid en veerkrachtig is. Zonder een sterke facilitaire organisatie is het onmogelijk. Maar hoe blijven regionale efficiëntie en lokaal eigenaarschap náást elkaar bestaan? Het was een prangende vraag voor Veiligheidsregio Hollands Midden. Advante kwam met een helder antwoord.

 

Veiligheidsregio Hollands Midden telt 19 gemeenten, in het gebied tussen Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht. “Dat betekent dat we een regio zijn met zowel verstedelijkte gebieden als platteland, legt plaatsvervangend regionaal commandant Hans Zuidijk uit. “De diversiteit in risico’s is daardoor ook groot in onze regio. De oude binnensteden van Leiden en Gouda, de HSL die door een 7 km lange tunnel gaat, scheepvaartverkeer op de Lek, de duin- en kuststreek, de A4 en A12 als grote verkeersaders, waterrijke gebieden, er is genoeg om op voorbereid te zijn.”

Regionalisering
Goed voorbereid zijn vraagt om een brandweerorganisatie die efficiënt en veerkrachtig is. “Dat was de reden dat we in 2009 besloten om de lokale brandweerkazernes uit het gebied te fuseren tot één grote brandweerregio.”
Op 1 januari 2011 was de brandweer Hollands  Midden een feit; 47 kazernes –waaronder vier beroepskorpsen- vormden samen één regionaal korps.

Verwarring
Een grote brandweerregio heeft een sterke facilitaire organisatie nodig, legt John Hand uit. Op 1 mei 2011 trad hij aan als Hoofd Facilitaire Zaken van de kersverse brandweerregio Hollands Midden. “Al gauw bleek dat er een heel belangrijk aspect meetelde in de organisatie. Dat is het lokale karakter van de afzonderlijke korpsen en de grote betrokkenheid van de vrijwilligers op hun werk en hun spullen. De trots van een brandweerman zit voor een deel in z’n materieel. Daar werkt hij mee in het veld. Terwijl dat gereedschap vanaf 1 januari 2011 formeel onder de afdeling Facilitair viel. Wij waren voortaan verantwoordelijk voor het materieel en moesten precies weten wat waar beschikbaar is en wat de status van onderhoud is.”

Facilitair 2.0
Die nieuwe situatie veroorzaakte allerlei vragen. “En af en toe een beetje gedoe”, kijkt Zuidijk terug. “Het vertrouwen kwam in het gedrang. Er was meer eenduidigheid nodig over de manier van werken. Over hoe we met de spullen omgaan. Hoe stel je materieel beschikbaar voor de afzonderlijke korpsen? Er moesten dienstverleningsovereenkomsten gemaakt worden. Hebben we daar hetzelfde beeld bij? Hoe functioneert de facilitaire organisatie in de crisisorganisatie? Hoe kunnen we zorgen voor efficiënte bedrijfsvoering enerzijds én eigenaarschap bij de vrijwilligers anderzijds? Allemaal vragen, die om een helder antwoord vroegen. We besloten de facilitaire organisatie te herontwerpen. Project Facilitair 2.0 werd in gang gezet.”

De vent en de tent
Bij dat proces schakelden Zuidijk en Hand Advante in. “We hebben scherp gekeken naar de vent en naar de tent. Wie stapt er bij ons binnen? Past die persoon bij onze organisatie? Heeft hij de kennis? Kan hij op strategisch én op operationeel niveau denken? Maar we keken ook naar de organisatie àchter de adviseur. Die moet een backbone van kennis en ervaring vormen voor hem, waar hij op terug kan vallen.”

Grondig
Advante kon gelijk aan de slag met Facilitair 2.0. Er lag al een projectplan met een prognose en planning, er was al een projectteam én een concrete omschrijving van de beoogde resultaten.
De adviseur van Advante begon met het opstellen van een centraal gedragen visie en de vertaling daarvan naar de praktijk. De uitwerking van productoverzichten en processen, het opstellen en implementeren van afsprakensets, het vaststellen van procesverantwoordelijken, niets werd overgeslagen. De hele facilitaire organisatie werd grondig in kaart gebracht en vormgegeven.

Geen gedoe meer
Het resultaat werd al snel voelbaar, stellen Zuidijk en Hand tevreden vast. “Het vertrouwen is terug. We hebben nu een facilitair bedrijf dat past bij de brandweerorganisatie. De lokale korpsen zijn verantwoordelijk voor afgesproken onderhoud aan het materieel. De status van onderhoud en beschikbaarheid wordt op regionaal niveau vastgelegd en gemonitored. Er is geen discussie meer over eigenaarschap, de taakverdeling is helder, de sfeer over de dienstverlening is goed. Het gedoe is over. We weten duidelijk wat we van elkaar kunnen verwachten.”

Kracht
De kennis en ervaring die Advante in andere veiligheidsregio’s op had gedaan, was een duidelijke meerwaarde, vindt Zuidijk. “Die verbond Advante slim met de kennis uit onze eigen organisatie. De inhoud hebben wij namelijk wel. Dat is niet het punt. Maar daar de goede beslispunten en werkprocessen uithalen die door iedereen gedragen worden, was de kracht van Advante.”

Veerkrachtig
Hand en Zuidijk kijken tevreden terug op Facilitair 2.0. “In 2013 brandde de brandweerkazerne op De Kaag af. Al het materieel ging verloren. Binnen anderhalve dag had het korps weer alle spullen die nodig waren. Een mooi voorbeeld van wat we als regionale facilitaire brandweerorganisatie samen bereikt hebben. Een regio die dankzij een sterke facilitaire afdeling goed voorbereid én veerkrachtig is. Twee onmisbare aspecten voor een efficiënte crisisorganisatie.”