Advante geeft proceshosting in gemeente Zederik handen en voeten

Soms heb je gewoon even iemand van buiten nodig om je processen te verbeteren”

Wat een jaar of vijf geleden begon als tijdelijke samenwerking met Advante, werd voor de gemeente Zederik een langdurige relatie. Tot grote tevredenheid van concern controller en hoofd Bedrijfsvoering Linda Mak. “Advante signaleert niet alleen wát er aan onze processen verbeterd kan worden, maar zorgt er ook voor dat het gebeurt. Dat is een geruststellend idee.”

In eerste instantie was de komst van een externe controller van Advante vooral “invulling op het personele vlak”, vertelt Mak. “We hadden een adviseur AOIB in dienst. Toen die vertrok, was het voor ons aantrekkelijk om de expertise tijdelijk van buitenaf in te zetten. We hadden er alle vertrouwen in dat Advante daar precies de goede partij voor was.”

Processen toetsen
Advante nam de proceshosting van de plattelandsgemeente, die zo’n 13.500 inwoners en zeven woonkernen telt, voor haar rekening. Dat betekent dat Advante verantwoordelijk werd voor het up-to-date houden van alle procesbeschrijvingen, die aanpast waar nodig en verbetermogelijkheden in de processen zelf signaleert. “We waren als gemeente al bezig met het optimaliseren van de processen. Advante heeft daar een belangrijke rol in gekregen. De organisatieadviseur van Advante is inmiddels een bekend gezicht hier op de afdeling.”

Zorgvuldig
Elk jaar neemt Advante een aantal processen onder de loep. De beschrijving van de processen wordt zorgvuldig bekeken en vervolgens wordt de uitvoering getoetst. Waar nodig doet Advante aanbevelingen. “Dat kan bijvoorbeeld de factuurafhandeling zijn, voor de crediteurenadministratie. Advante kijkt naar elk detail. Klopt de factuur? Zit er een inkooporder onder? Verloopt de afhandeling volgens de beschrijving? Moet de beschrijving worden aangepast?”

Blindelings vertrouwen
Linda Mak – Concern controller gemeente ZederikDat Advante door de bril van de accountant kijkt, is daarbij prettig, vindt Mak. “Advante weet wat er speelt in een gemeente en spreekt onze taal. Dat is fantastisch samenwerken. Maar het is net zo belangrijk voor ons dat Advante ook weet hoe de accountant kijkt. De waarnemingen die Advante doet en rapporteert, kan ik zo gebruiken in de stukken voor de accountant. Dát vertrouwen is tekenend voor de samenwerking. Ik kan als hoofd Bedrijfsvoering blindelings op de rapportages van Advante vertrouwen. In die zin hebben ze ook echt een cruciale rol, die veel voor mij betekent.”

Geruststellend idee
Inmiddels is het aantal uren dat Advante de gemeente Zederik ondersteunt, uitgebreid. “Advante heeft een scherpe blik en ziet regelmatig mogelijkheden om de processen te verbeteren. Dat waarderen we natuurlijk. Daarvoor hebben we Advante tenslotte in huis gehaald. Maar wat gebeurt er vervolgens met de aanbevelingen? Dat is een ander verhaal. In de hectiek van alledag komt de uitvoering soms in het gedrang. Daar heb je dan gewoon even een ander voor nodig. Iemand van buiten, met een frisse blik. De spreekwoordelijke vreemde ogen, die dwingen. Dus hebben we Advante gevraagd de uitvoering ook voor haar rekening te nemen. Dat betekent dat de organisatieadviseur voortaan verantwoordelijk is voor de opvolging van de aanbevelingen. En dat werkt. De adviezen krijgen daadwerkelijk handen en voeten. Dat is een geruststellend idee.”

Nuchterheid
Het mooie van Advante is de positiviteit, vindt Mak. “Dat is soms een kwestie van benadering. Je kunt zeggen dat iets niet klopt. Je kunt ook zeggen hoe iets wel klopt. Dat laatste is typisch Advante. Met hen aan tafel zit iedereen op de een of andere manier in de meewerkstand. Dat ze low profile zijn in de omgang en Alblasserwaardse nuchterheid meebrengen, helpt daar zeker bij. ”