Het online handboek van de Persoonlijke Beschermingsmiddelen Werkplaats (PBW) van Brandweer Amsterdam-Amstelland

Het is voor veel brandweermensen niet helemaal duidelijk wat de rol van de PBW is. Het lijkt een afdeling die vaak bepaalt wat wel en niet mag. “Dat beeld zet je niet recht met een promotiefilm”, zegt Bud Pronk, Hoofd Bureau Uitvoering bij Brandweer Amsterdam-Amstelland. “Het online handboek dat wij samen met Advante hebben ontwikkeld, is hiervoor een betere tool. We zijn er als team trots op!”

Met een paar klikken tovert Pronk een plattegrond van de Persoonlijke Beschermingsmiddelen Werkplaats op het scherm. Hij klikt willekeurig ademlucht aan en kiest voor het onderdeel hygiëne. “Wat wil je weten? Je vindt hier alle wet- en regelgeving, werkinstructies, taken en bevoegdheden, producten en procedures. Het is een compleet handboek waar je echt alles kunt vinden.”

Foto’s van beschermingsmiddelen maken het gemakkelijk om informatie over de juiste producten te vinden. Hoe en waarom is dit uitermate toegankelijke handboek tot stand gekomen?

Naar een centrale werkplaats
Na de regionalisering telde Brandweer Amsterdam-Amstelland vijf ademluchtbeschermingswerkplaatsen, een slangenwerkplaats, een zeilmakerij en een wasserij voor uitrukkleding. Gevestigd op zeven verschillende locaties. De werkplaatsen waren aan het einde van hun levensduur. Tijd voor een business case: vijf locaties vernieuwen of meteen samenvoegen? Na veel denken, rekenen, wikken en wegen werd de knoop doorgehakt. “We kozen voor één centrale Persoonlijke Beschermingsmiddelen Werkplaats (PBW) in Amstelveen. Dat zou maximale synergie mogelijk maken. Bovendien zou het de continuïteit bevorderen. De centrale PBW is niet afhankelijk van de beschikbaarheid van vrijwilligers.”

Eén team, één proces
“Voor de vrijwilligers had de samenvoeging de grootste gevolgen. Vaste krachten voeren het onderhoudswerk nu uit.” Verder zijn er door de samenvoeging geen functies vervallen. Wel bracht de integratie van zeven locaties de nodige veranderingen met zich mee. Er zou tenslotte één team moeten ontstaan dat op één manier werkt. “Daarom hebben we Advante meteen bij de samenvoeging betrokken”, zegt Pronk. “Zij konden bijdragen aan de samenwerking binnen het team én helpen de processen eenduidig te beschrijven. Want zo is het online handboek oorspronkelijk begonnen: als een procesbeschrijving. De ontwikkeling van deze tool is nu toegepast bij een eigenlijk volledig nieuw vormgegeven afdeling. Dat geeft je de kans ook de werkprocessen volledig nieuw vorm te geven en te beschrijven.”

Uitgegroeid tot kwaliteitshandboek
De procesbeschrijving groeide al snel uit tot een kwaliteitshandboek. Dat sloot aan bij de doelstellingen van Pronk. “We wilden tot een gestandaardiseerd proces komen en dit proces toegankelijk maken voor iedereen. We vonden het daarbij belangrijk dat alle medewerkers PBW zich eigenaar van het proces zou voelen. Dat paste uitstekend in onze voorbereidingen voor de ISO-certificering. Maar wat ook niet onbelangrijk was: het handboek moest bijdragen aan het beeld van de PBW. We willen gezien worden als transparant, facilitair, professioneel en betrouwbaar.”

Van weerstand onder de medewerkers had Pronk opmerkelijk weinig last. En dat verklaart hij heel nuchter. “Als je iets oplegt als leidinggevende, roep je weerstand op. Als mensen zelf bedenken wat er moet verbeteren, is de verandering geen verandering meer. Het zijn hun eigen ideeën die ze doorvoeren. Daarom hebben we ze vanaf het begin nauw betrokken bij de samenvoeging. Van de inrichting van de nieuwe werkplaats tot de optimalisatie van de processen.”

Meesterlijk
Pronk kon de hulp van Advante daarbij goed gebruiken. Zijn organisatie leverde de bestaande processen, procedures en richtlijnen aan. Advante haalde veel informatie uit de gesprekken met medewerkers, inclusief persoonlijke visies en pijnpunten. “Ze waren er een meester in om de medewerkers alle ruimte voor inbreng te geven, en ondertussen binnen de gestelde kaders te blijven. Daardoor versterkten ze bij de medewerkers het gevoel van eigenaarschap. Het gevoel ‘Wat hier staat is van ons’”, aldus Pronk, die het sprekende voorbeeld van een eigenaar is. “Ik ben echt heel trots op de resultaten van de samenwerking. We hebben een online handboek dat laat zien waar wij als PBW voor staan. Een uniek product dat in onze organisatie een helder beeld geeft van onze afdeling.

Delen met anderen
Als het aan Pronk ligt, doen andere brandweerkorpsen in Nederland hun voordeel met het handboek van Brandweer Amsterdam-Amstelland. “Hoe meer processen bij de brandweer eenduidig verlopen, hoe beter”, vindt Pronk. “Andere organisaties kunnen bovendien een vliegende start maken door ons online handboek als uitgangspunt te nemen. Maar let wel op”, zo laat Pronk er een gepaste waarschuwing op volgen. “De meeste energie zit niet in het ontwikkelen van de online tool en het vastleggen van informatie. Juist het betrekken van de medewerkers in het proces vergt veel tijd. Als je dit proces niet doorloopt, blijft de tool altijd de tool. Wij delen onze ervaringen graag met andere brandweerkorpsen. Omgekeerd zijn we benieuwd naar inzichten en aanvullingen van anderen!”

Uitrol naar FO
De komende tijd zal Brandweer Amsterdam-Amstelland kijken of de tool ook toegepast gaat worden door de afdeling Facilitaire Ondersteuning (FO), waar de PBW onderdeel van uitmaakt. Deze afdeling is onder meer verantwoordelijk voor het beheer, het onderhoud en de verwerving van kazernes, materieel en materiaal. Binnen FO vindt op dit moment een aantal professionaliseringslagen plaats. De tool kan bij de borging daarvan wellicht een goede rol spelen.