Lelie zorggroep: Dit kon alleen iemand doen met ervaring in de zorg

Waar cliënt en medewerker samenkomen. Dáár gebeurt het; dát is het hart van een zorgorganisatie. In dat opzicht was de herstructurering in de teams Extramurale Zorg (EMZ) van Lelie zorggroep een hartoperatie. Advante zorgde in verschillende teams voor de noodzakelijke ‘omleiding’.
“De interim-teamcoaches van Advante brachten ze rust, veiligheid en structuur”, beoordelen een bestuurder en twee directieleden van Lelie zorggroep gezamenlijk.

Als er mensen zijn die de context van de interim-teamcoach kunnen schetsen, zijn het wel de drie heren aan tafel. Hendrik-Jan van den Berg is als Bestuurder eindverantwoordelijk voor Lelie zorggroep. Arie Borsboom was directeur Extramurale Zorg, maar saneerde in het belang van de organisatie onder andere zijn eigen functie weg. Kees Goedhart is specialist ouderengeneeskunde én lid van het directieteam Extramurale Zorg.

Keuze voor zelforganisatie herzien
De herstructurering waarbij Advante betrokken was, voert terug naar een bestuurlijke keuze uit het verleden. “Enkele jaren geleden is gekozen voor zelforganisatie”, licht Hendrik-Jan toe, die toen zelf nog niet bij de organisatie betrokken was. “De teams Extramurale Zorg kregen een teamcoach. Een medewerker die op verzoek medewerkers kon coachen en zo de zelforganisatie zou ondersteunen. Maar voor succesvolle zelforganisatie is méér nodig. Er moeten duidelijke kaders zijn.” “Die waren er onvoldoende”, vult Arie aan. “Het was niet precies helder wélke verantwoordelijkheden laag in de organisatie werden gelegd. Er zat te weinig sturing op de zelfsturing”. Tel daarbij op dat de organisatie zich niet in rustig vaarwater bevond. Er moest hard gewerkt worden om de financiële stabiliteit te hervinden, en de organisatie toekomstbestendig te maken. “Je hebt dan een sterke communicatiestructuur nodig”, stelt Kees op basis van ondervinding vast. “We merkten dat er binnen teams ontevredenheid ontstond en dat de teamsfeer niet meer optimaal was.”

Nieuw: meewerkend teamcoördinator
Uiteindelijk werd de gehele aansturing van de organisatie opnieuw ingericht. Dat klinkt ingrijpend, en dat was het ook. De directie en leidinggevenden stuurden voorheen teamcoaches aan. Ze maakten plaats voor vijf regiomanagers en drie regioadviseurs die meewerkend teamcoördinatoren aansturen. Het concept van de meewerkend teamcoördinator verschilt wezenlijk van de teamcoach. “De teamcoördinatoren werken minimaal acht uur per week mee in het team”, legt Arie uit. “Ze zíjn er dus, en dat is cruciaal. Hun rol is daardoor minder vrijblijvend voor de teamleden. Bovendien hebben ze hun ogen en oren in het team en doorzien ze meteen de impact van beleid.”

Behoefte aan rust en vertrouwen
De transitie van teamcoach naar meewerkend teamcoördinator bracht verschillende uitdagingen met zich mee. In sommige teams was er dringend behoefte aan veiligheid en duidelijkheid. Maar welke teamcoach zou deze kunnen brengen? “Het was belangrijk dat de sfeer in enkele teams hersteld zou worden”, benadrukt Kees. “Daarom waren we blij met de interim-teamcoaches van Advante. Ervaren leidinggevenden die rust en vertrouwen brachten – nodig om de transformatie tot een succes te maken.”
“Dit kon alleen iemand doen met ervaring in de zorg”, vindt Arie. Iemand die bovendien kan luisteren, die aandacht heeft voor de mens. In dat opzicht hebben Sara en Nesia (medewerkers Advante, red.) fantastisch werk geleverd.”

Veelbelovend
Als bestuurder kijkt Hendrik-Jan terug op een herstructurering die goed verlopen is. Een project dat zoveel groter was dan alleen de transitie van teamcoach naar teamcoördinator. “Alle medewerkers van Lelie zorggroep hebben hierin een belangrijke bijdrage geleverd. We hebben het met elkaar gedaan! Dat is de kracht van de Lelie zorggroep. Mede dankzij de ondersteuning van Advante hebben we medewerkers kunnen binden. We hebben teams nieuwe spirit zien krijgen en ruimte gecreëerd voor vernieuwing en ontwikkeling. Dat is veelbelovend!”