Gemeente Papendrecht: Samen met Advante kunnen we filosoferen én realiseren

Het is eenvoudig gezegd. Als gemeente met je externe partners in gesprek gaan om zo ‘van buiten naar binnen’ te werken. Maar hoe doe je dat? Hoe begin je daarmee? Rindert Bosselaar, hoofd van de afdeling Beheer & Uitvoering, en beleidsadviseur Arjan Boersma gingen samen met Advante de uitdaging aan. “Het was geen project, maar een proces. Een samenwerking waarin je samen droomt en filosofeert, maar uiteindelijk ook een concrete aanpak ontwikkelt en uitvoert.”

“De rol van de gemeente is steeds meer die van een relatie in het netwerk”, zegt Arjan. “En steeds minder die van een partij bóven anderen. Ons jaarplan stond dan ook in het teken van de interactie met de omgeving. We zochten alleen naar manieren om dit voor onze medewerkers concreet en voelbaar te maken. We wilden niet langer alleen óver partners praten, maar mét partners.”

Niet wachten, maar dóen
Rindert besloot niet te wachten op het moment dat er voldoende capaciteit op de afdeling zou zijn. Tijd voor extra gesprekken met onze partners was er feitelijk niet. Maar Rindert was vastbesloten de daad bij het woord te voegen, en gewoon van start te gaan. “We wilden in gesprek met externe partners. Mijn ambitie is dat het uit de hand loopt”, zegt hij met pretlichtjes in zijn ogen. Maar het is menens. “Als mensen binnen en buiten de organisatie enthousiast raken, dán wordt het een succes!”

Filosoferen én realiseren
Gewoonlijk wordt een startdag gewijd aan een nieuw jaarplan. Om deze ‘aftrap’ een passende invulling te geven, vroegen Rindert en Arjan aan Bart en Carin van Advante om mee te denken. “Onze vraag was concreet”, knikt Arjan, “namelijk: help ons een startmoment te organiseren voor het traject ‘hoe vinden wij elkaar?!’. Daarvoor moet je gezamenlijk filosoferen over het achterliggende gedachtegoed. Je moet samen tot een concreet programma komen en alle benodigde tools ontwikkelen. Maar je moet tegelijkertijd óók verder kijken: welke follow-up is nodig? Dat is een uitdaging die bij Advante past. We zijn een proces aangegaan, waarin we vooral ons enthousiasme deelden, en stap voor stap richting kozen en invulling gaven.”

Startdag met externe partners
Het eerste zichtbare resultaat van dat proces was een startdag. Nee, geen besloten event voor insiders. Het thema was ‘Hoe vinden we elkaar?’, en onder dat motto werden allerlei externe partners uitgenodigd. Van ondernemers tot verenigingen en van burgers tot instellingen. Dertig mensen meldden zich aan. “Mensen vonden het uniek dat ze op deze manier met ons in gesprek konden”, zegt Rindert. “Maar je schept op zo’n moment wel verwachtingen. Samen met Advante hebben we daarom een doordacht programma in elkaar gezet. Uitgangspunt was dat medewerkers en partners die dag de verbinding vooral zouden erváren. Zo lieten we deelnemers heel ontspannen met elkaar in gesprek gaan over onderwerpen als vakantiebestemmingen, of het gezin. Dat gaf een gevoel van verbinding, dat goed van pas kwam in het vervolg van het programma: samen praten over positieve en negatieve aspecten van de interactie met de gemeente.”

Resultaat
De startdag was een succes. De ervaringen van deelnemers en medewerkers waren positief. Wederzijds was er behoefte om door te praten. Algauw kwam daarom het vervolg. Collega’s gingen in tweetallen vervolggesprekken voeren bij circa dertig externe partners. Open ‘keukentafelgesprekken’ bij partners thuis, of in hun organisatie, bedoeld om te luisteren naar wat er leeft. “De oogst was groot”, stellen Arjan en Rindert tevreden vast. “Gesprekken gaan vaak over de samenwerkingsrelatie met onze partners. Maar ook komen inhoudelijke vraagstukken en initiatieven op tafel die bij onze partners leven. Deze onderwerpen zijn divers, van het ontwerpen van stukjes groen samen met bewoners tot het maken van werkafspraken met onze professionele partners.”

De follow-up
Kortom, met deze ‘keukentafelgesprekken’ komen deze initiatieven sneller naar boven. Dat is een belangrijke winst voor de gemeente. Daarom gaat de gemeente deze aanpak doorzetten, te beginnen met een tweede bijeenkomst in september. Het traject brengt echter ook vraagstukken met zich mee. “Het vraagt om een andere houding én nieuwe vaardigheden. Daarom hebben we er met Advante een leerlijn aan gekoppeld om bewust te worden van wat dit vraagt van ons als ambtenaren. Noem het ‘Omgevingssensiviteit’”, zegt Rindert. “Verder kijken we hoe dit organisatorisch wordt ingepast. Medewerkers gaan van buiten naar binnen denken; dat levert input op waar vervolgens iets mee moet gebeuren. Want luisteren is één, actie ondernemen is een tweede. Dan komt het capaciteitsvraagstuk om de hoek. Maar nogmaals: mijn uitgangspunt is dat we het gewoon dóen. Het is een ervaring die spannend is en tot een prettige chaos leidt.”

Enthousiast kernteam
In die ervaring hebben Rindert en Arjan Advante naast zich staan. “De mensen van Advante zijn enthousiast. Dat is belangrijk, want een enthousiast kernteam is een voorwaarde voor succes. Advante jaagt aan, droomt mee, begeleidt het proces, structureert, spiegelt en ondersteunt. Zo kunnen we gezamenlijk een verandering ontketenen en écht van buiten naar binnen gaan werken!”