Nieuwbouw Erasmus MC: Een mega-operatie door verhuizing, nieuwe systemen, nieuwe apparatuur en nieuwe werkprocessen

Hónderden medewerkers bereidden samen met de afdelingen lang de verhuizing van het Erasmus MC voor. Advante-consultant Rianne van Eijsden sprong bij en maakte de verhuizing van dichtbij mee. Het programma Vernieuwend Werken waar ze bij betrokken was, werd geleid door directeur Annet Breedijk. “Het was een mega-operatie”, knikt Annet veelbetekenend.

In mei 2018 werd het leeuwendeel van de patiënten naar de nieuwbouw van het Erasmus MC verhuisd. Bijna vijfhonderd bedden. Zo’n zesduizend medewerkers namen een nieuwe werkplek in gebruik.

Nieuw ziekenhuis, nieuwe filosofie
De fysieke verhuizing is het meest zichtbare deel van de ‘mega-operatie’ waar Annet aan refereert. Als directeur van het Programma Vernieuwend Werken kan ze het weten. “Het nieuwe ziekenhuis vroeg om een nieuwe manier van werken. Het nieuwe Erasmus MC is namelijk ontworpen en ingericht als ‘healing environment’. We hebben bijvoorbeeld alleen nog maar eenpersoonskamers. De dagbehandelingen zijn gecentraliseerd op één verdieping, de afspraken voor een patiënt worden zoveel mogelijk op één dag, kort na elkaar gepland. Er is overal veel daglicht, om maar te zwijgen van de grote daktuinen. Patiënten beschikken over een tablet, waarmee ze de domotica kunnen bedienen én eten kunnen bestellen. Patiënten melden zich aan bij aanmeldzuilen, eventueel geholpen door gastvrouwen en -heren. Ga zo maar door; het ‘healing environment’ is een filosofie die richting gaf aan de architectuur, maar niet minder aan de werkwijze. En dan nog alle nieuwe apparatuur die in gebruik is genomen.”

Verhuizing én verandering
De uitdaging die dit met zich meebracht, laat zich raden. De verhuizing was tegelijk een verandering met veel impact. Dát was het stukje van de mega-operatie waarvoor Annet verantwoordelijk was. Haar teams ontwierpen om te beginnen niet minder dan 72 nieuwe processen, samen met de mensen van de werkvloer. Gebogen over de tekeningen van de nieuwbouw, bedachten de medewerkers wat de beste werkwijze zou zijn. “Een belangrijk uitgangspunt hierbij was standaardisatie”, zegt Annet. “Dat komt de uniformiteit in het gehele ziekenhuis ten goede, en daarmee ook de uitwisselbaarheid van medewerkers en ruimtes. Je kunt je voorstellen dat in zó’n groot ziekenhuis veel afdelingen hun eigen werkwijzen hadden ontwikkeld. De verhuizing was het moment waarop we deze zoveel mogelijk hebben gestandaardiseerd, ook al zal er altijd sprake blijven van maatwerk.”

Educatief programma
Opvallend is dat Annet in haar programma een hoofdrol gaf aan de medewerkers op de werkvloer. Niet eenvoudig, in een ziekenhuis waarin de ‘productie’ niet stilgelegd kan worden, en waarin bijna structureel handen tekort zijn. Maar Annet zag het eenvoudigweg als voorwaarde om tot een doordacht en gedragen plan te komen. Hoe zorg je dat zesduizend medewerkers weten wat ze moeten doen in hun nieuwe werkomgeving? Het programma Vernieuwend Werken voorzag ook in een educatief deel. “We leidden zogenaamde key users en expert users op, gaven presentaties, verzorgden af en toe een klassikale training, leidden medewerkers rond én gaven tenslotte live simulaties.”

Goed verlopen
‘Vernieuwend Werken’ in een ziekenhuis als Erasmus MC is een optelsom van complexiteiten. De omvang van het ziekenhuis is enorm. Tal van veranderingen kwamen – zoals geschetst – bij elkaar. Daarbij hing alles met alles samen. Ondertussen moest de zorg voor alle patiënten gegarandeerd zijn. Hoe is dat verlopen? “De evaluatie is nog niet afgerond”, zegt Annet. “Maar de verhuizing is geslaagd in termen van het hoofddoel: een veilige transitie voor patiënten en medewerkers. Veel veranderingen zijn snel en goed opgepakt. Natuurlijk is er ook genoeg om aan te wennen, met alle hobbels van dien. Zo hebben we een compleet nieuwe functie, de ‘facilitair zorgmedewerker’. Het duurt even voordat zo’n nieuwe functie op elke afdeling soepel uitgevoerd wordt. Dat zijn implementatieaspecten die komende tijd aandacht krijgen. De verhuizing heeft opnieuw geleerd dat het verandervermogen dáár het grootst is, waar de basis op orde is. De krapte op de arbeidsmarkt maakt het er niet makkelijker op.”

Samen gerealiseerd
“We hebben de verhuizing echt samen gerealiseerd”, benadrukt Annet, daarmee doelend op de twee andere programma’s die bij de verhuizing hoorden: Zorgsuite (de implementatie van een nieuw EPD) en Programma Integrale Bouw, die onder meer voor de inrichting en inhuizing tekende, alsmede het Service Bedrijf. “We hadden gedurende dit proces enorm veel onderlinge afhankelijkheden. Die dwingen je om voortdurend de balans te zoeken tussen je programmabelangen én het grote geheel. De korte lijnen naar de Raad van Bestuur waren daarbij effectief. Maar waar ik echt trots op ben, is de mensen op de werkvloer. Die hebben keihard gewerkt. Wat een gedrevenheid, wát een hart voor de zaak. Dit is echt een supergave organisatie!”