De term Shared Services wordt veel gebruikt bij gemeentelijke samenwerking op meerdere gebieden zoals belastingen, personeel, financiën, ICT. Ook voor het beheer van de basisregistraties wordt steeds meer gesproken over het gezamenlijk optrekken van gemeenten met behulp van Shared Services. In sommige gemeenten leven ideeën om de gehele mid-office onder te brengen in een Shared Service Center. Daarmee wordt gedoeld op het beheer van de gegevens en de (geautomatiseerde) werkprocessen.
De vraag is wel of een Shared Service Center als organisatievorm geschikt is voor het gebruik binnen gemeentelijke organisaties. Wij denken van wel, maar onder stringente voorwaarden.
Oorsprong Shared Services
Het concept Shared Services is tot stand gekomen in de jaren negentig binnen een aantal multinationals. Dezelfde activiteiten werden uitgevoerd in meerdere Business Units wat leidde tot inefficiency en daarom werden gelijksoortige diensten onderge-bracht in een Shared Service Center binnen de organisatie om kosten te besparen (schaalvoordelen) en kwaliteit te verbeteren (concentratie). Elementair hierin was dat het Shared Service Center zich moest gedragen als een autonome externe partij.
Toepasbaar voor regio’s?
Op het eerste gezicht lijkt dit concept ook toepasbaar in gemeentelijke regio’s. De individuele gemeenten kunnen worden beschouwd als Business Units en de regionale organistie als holding. Echter er zijn een tweetal substantiële verschillen:
1) De eenduidigheid van de aansturing van een holding in een grote organisatie is niet te vergelijken met het bestuur van een gemeentelijke regio
2) De zakelijke manier van werken binnen multinationals komt vaak niet overeen met de cultuur die heerst binnen gemeentelijke overheden
Consequenties
Zonder stringente voorwaarden kunnen bovenstaande verschillen de volgende consequenties hebben:
- De afbakening van de dienstverlening van het Shared Service Center blijft een discussiestuk.
- De constellatie van diensten – dienstencatalogus – is gevarieerd en pluriform.
- De besturing – Governance – is complex.
- Standaardisatie van diensten vindt onvoldoende plaats waardoor besparingsdoelstellingen niet worden gehaald.
- De gemeente die het hardste roept – vaak de grootste – krijgt de best afgestemde dienstverlening.
- Het onderlinge vertrouwen neemt af naarmate de eerste euforie wegzakt.
Voorwaarden
De vraag die rijst is of het concept Shared Services überhaupt toepasbaar is binnen gemeentelijke organisaties. Wij denken van wel. Echter dit betekent wel dat:
- of het Shared Services concept en de bijbehorende instrumenten aangepast dienen te worden aan de gemeentelijke situatie
- of dat de samenwerkende gemeenten alle voorwaarden scheppen waarin een Shared Service Center kan renderen.
Advante heeft jarenlange ervaring met Shared Services zowel binnen als buiten gemeentelijke organisaties. Wilt u hier meer over weten of wilt u weten wat wij voor uw organisatie zouden kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Wij willen u graag ondersteunen bij de samenwerking in de regio.